gemacht für KMUs

Start: Die hinweisgebende Person leitet den Vorgang ein, indem Sie einen Vorfall meldet. Diese Meldung wird von let's whistle erfasst und die hinweisgebende Person erhält unmittelbar eine automatisierte Eingangsbestätigung. Die Frist nach § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG wird damit automatisch gewahrt.

Wiedereinstieg bei Meldestelle Meldungen: Aus Sicht der Meldestelle ist hier das Herzstück von let's whistle. Hier kann sie jederzeit auf alle Meldungen zugreifen, ebenso gerade erfasste Meldungen. Die nächste Aktion wird üblicherweise sein, Details abzurufen.
Die sachbearbeitende Person der Meldestelle kann dann gem. § 17 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG prüfen, ob der sachliche Anwendungsbereich gem. § 2 HinSchG eröffnet ist. Dazu geben wir ihr hilfreiche Hinweise. Sodann wird sie eine Stichhaltigkeitsprüfung (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG) durchführen, sowie gegebenenfalls weitere Informationen anfordern.

Informationen anfordern: Hierbei erhält die hinweisgebende Person eine E-Mail mit der Aufforderung, weitere Informationen bereitzustellen. Die Meldestelle kann dabei auswählen, ob inhaltliche Informationen (Sachverhalt) oder Nachweise fehlen. Dies leitet auch den Chat ein. So kann die Meldestelle problemlos Kontakt halten (§ 17 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG).

Chat: Hier können beide Parteien auf die gesamte bisherige Korrespondenz zugreifen und weitere Nachrichten senden.

Folgemaßnahmen einleiten: Die Meldestelle kann verschiedene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG in ihrer "Meldestelle Meldungen"-Übersicht auswählen und wird dann auf das jeweilige Modul weitergeleitet. Sämtliche ergriffenen Folgemaßnahmen werden dann in der Datenbank gespeichert und dokumentiert.

• Interne Untersuchung durchführen: Wenn interne Untersuchungen geplant oder durchgeführt worden sind, kann dies hier vermerkt werden.
• An zuständige Stelle verweisen: Hier kann die Meldestelle die hinweisgebende Person mittels einer automatisierten E-Mail an eine andere zuständige Stelle verweisen.
• Verfahren abschließen: Hat die Meldestelle aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen das Verfahren abgeschlossen, kann sie das hier vermerken und der hinweisgebenden Person eine automatisierte Benachrichtigung zustellen.
• Verfahren abgeben: Die Meldestelle kann hier das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei dem Unternehmen für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde abgeben. Bei der Übertragung der Meldung werden alle bisher erfassten Informationen gebündelt und aufbereitet. Dabei kann die sachbearbeitende Person auswählen, ob die hinweisgebende Person über die Abgabe informiert werden soll.
• Andere Folgemaßnahmen: Sollte die Meldestelle sonstige Folgemaßnahmen ergriffen haben, kann sie dies der hinweisgebenden Person in der Rückmeldung mitteilen.

Rückmeldung: Zuletzt kann die Meldestelle der hinweisgebenden Person automatisiert eine Rückmeldung geben (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Sie kann sich jedoch auch dazu entscheiden, manuell die relevanten Daten zu erfassen und der hinweisgebenden Person zu senden. Die Dreimonatsfrist wird bei den Meldestelle Meldungen angezeigt und sobald die sachbearbeitende Person die Rückmeldung vermerkt hat, als eingehalten angezeigt.

Dokumentation: Alle Daten werden schließlich in der Dokumentation gespeichert (Pflicht nach § 11 Abs. 1 HinSchG) und können dort jederzeit von der Meldestelle abgerufen werden.